當(dāng)我們確定了決策方向，就需要開會(huì)討論可執(zhí)行的方案了，一場(chǎng)有效果的頭腦風(fēng)暴能夠使思想火花四濺，使團(tuán)隊(duì)成員們能夠掌握清晰的工作計(jì)劃和明確的方向，推進(jìn)決策的執(zhí)行。但一場(chǎng)平庸的會(huì)議著實(shí)浪費(fèi)時(shí)間，成員們也就很難想出絕佳的點(diǎn)子，而會(huì)前做好準(zhǔn)備能夠讓一場(chǎng)頭腦風(fēng)暴發(fā)揮其應(yīng)有的作用。下面總結(jié)導(dǎo)致會(huì)議失敗的四種情況，避免這些錯(cuò)誤能讓你更好地組織一場(chǎng)會(huì)議。

一、缺乏規(guī)劃

成功的會(huì)議都不是偶然發(fā)生的，它們都是前期精心策劃的結(jié)果。會(huì)議前一定要明確定義所有的目標(biāo)以及創(chuàng)建一個(gè)詳細(xì)的議程?？梢赃m當(dāng)安排自發(fā)討論的空間，但要確保有一個(gè)整體的會(huì)議議程，這將有助于確保實(shí)現(xiàn)你的會(huì)議目標(biāo)。

接下來(lái)，花時(shí)間考慮一些基本的組織工作，如座位安排、電源插座和PPT講義等補(bǔ)充材料；提前幾天讓會(huì)議發(fā)言者提供內(nèi)容大綱，既可以讓你根據(jù)內(nèi)容調(diào)整內(nèi)容，也可以避免出現(xiàn)太意料之外的事情。制定一個(gè)會(huì)議經(jīng)常需要使用的項(xiàng)目清單，并在每次會(huì)議之前進(jìn)行檢查。

二、沒(méi)有指定的會(huì)議主導(dǎo)者

如果沒(méi)有一個(gè)主導(dǎo)會(huì)議的負(fù)責(zé)人，會(huì)議內(nèi)容很容易跑偏，浪費(fèi)時(shí)間。指定一名會(huì)議的主導(dǎo)者，可以讓會(huì)議沿著設(shè)立的明確方向進(jìn)行，減少無(wú)關(guān)話題的討論，促進(jìn)積極的討論和安排后續(xù)活動(dòng)。

三、未能預(yù)料會(huì)議爭(zhēng)端

在會(huì)議上經(jīng)常會(huì)討論一些有爭(zhēng)議的話題，為了避免潛在不愉快的反應(yīng)，可以在會(huì)前讓團(tuán)隊(duì)中最直言不諱或最有影響力的成員舉行一些一對(duì)一交流，以此評(píng)估真正會(huì)議時(shí)可能的出現(xiàn)的狀況。無(wú)論你是否處于同一情況下，你都能更好地預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備問(wèn)題和意見(jiàn)，以防止被打個(gè)措手不及。

四、沒(méi)有后續(xù)行動(dòng)

如果沒(méi)有人做會(huì)議記錄和概述后續(xù)任務(wù)，那么會(huì)議開的再成功也將毫無(wú)價(jià)值。因此，應(yīng)該安排一位會(huì)議記錄員，讓他在會(huì)議結(jié)束后向所有參會(huì)者發(fā)送電子郵件概述會(huì)議總結(jié)。同時(shí)，會(huì)議主導(dǎo)者也應(yīng)該在會(huì)議中記下會(huì)后需要完成的任務(wù)，并在結(jié)束時(shí)將任務(wù)具體分配好和設(shè)定完成的截止日期。