很多單位的人事部門具有人事檔案的管理權(quán)限，這本是為了方便管理員工人事檔案及人事工作開展的需要，卻間接給人事部門增加了一項工作，那便是需要出具各種五花八門的人事證明。

員工辦護照、港澳臺通行證需要人事部門出具人事證明，員工貸款買房、買車需要人事部門出具收入證明，員工去世涉及遺產(chǎn)繼承、公證需要人事部門出具家庭關(guān)系證明，員工參加職業(yè)資格考試、公務(wù)員考試需要人事部門出具工作經(jīng)歷證明，就連員工跳槽也需要人事部門出具工作表現(xiàn)證明，等等，人事部門出具的證明還真的不少。

需要涉及到出具證明的，自然不是小事，不是兒戲，并且證明一旦出具，那就是白紙黑字加紅戳印章，是具有法律效力的，并且有可能直接涉及到相關(guān)利益，當然還有應(yīng)負的法律責任。當人事部門遭遇員工需要出具各類證明時，有幾點需要特別注意：

1.寧愿事前挨批，不要事后挨罵。

員工前來要求人事部門開具證明的，一般都不是小事，而且都會比較急，這個時候，不少HR會被員工牽著鼻子走，員工著急，HR也跟著著急，或是經(jīng)不住員工的軟磨硬泡，于是草草出具，求速求快。

在此過程中如果沒有按照程序來辦，就會埋下不少隱患，待到出現(xiàn)問題，自然是脫不了干系。所以，人事部門出具各類證明，絕對不能急，要穩(wěn)、要準。

2.出具人事證明，應(yīng)該嚴字當頭。

人事檔案，除了特殊的HR，一般員工是看不到的，這也對人事檔案提出了較高的要求，在出具人事證明上，也是如此，也是需要從嚴把關(guān)。

有些HR在出具人事證明上，憑借著自以為對員工的了解，就直接開證明，或者查閱人事檔案不細致、不周全，就糊涂地開證明，沒有做到從嚴、從緊，結(jié)果出現(xiàn)不少問題。

3.職責范圍內(nèi)可以，職責范圍外不行。

員工人事檔案放在單位人事部門保管，人事部門通過人事檔案調(diào)閱可以了解到員工的個人情況和基本信息，但這并不意味著涉及員工的各類證明都應(yīng)該從人事部門出具。

HR不能出于好心，或是耐不住員工的糾纏，就盲目出具，把本不應(yīng)該由單位人事部門出具的證明也開了，這是非常不可取的。各類證明的出具機構(gòu)一般都有明確的界定，人事部門不能對來者不拒，從而喪失原則和底線，并給本部門工作帶來額外負擔和潛在隱憂。